想在外企工作,却不会用英语打电话?这40个实用句式能帮到你

摘要: 这里有最全的电话会议指南!

09-07 23:04 首页 沪江商务英语


在外企工作的人,基本都要打conference call, 参加电话会议。


但是根据职场新手的反馈,很多人非常害怕参加电话会议。不用操作工具,听不懂对方说什么,或者临场不知道如何作答是让很多人胆怯的原因。


今天,就和大家一起看看,conference call到底如何打才看起来像个专业人士!


通话工具选择、如何使用?


既然是电话会议,那么一定要有部电话才能。


一般来说,上档次一点的外企一般使用的电话工具有 Skype,Face Time,Tinychat,Google Talk 或者WebEx 这几种。


而这几种里面,Skype是运用范围最广的。所以,首先我们稍微讲讲Skype.


Skype是微软公司推出的电话软件,可以允许不同国家、地区的人打越洋电话,资费相对于传统的国际漫游要便宜的多。

要使用Skype首先需要创建一个个人账号,一般hotmail的邮箱注册即可。有了账号之后,就需要充值(在国内,支付宝也可充值)。然后就有账户点数,相当于个人账户余额,之后就可以打电话了。


一般情况下,只要账户有余额、网络连接顺畅,就能打电话了。如果想要实现多人通话的功能,只需要在Skype中选择会话— 开始多人会话”即可。


讲完了工具,下面来说说电话会议话术,掌握了这些,电话会议中的起承转合,你也能轻松hold住。


电话会议注意点


  1. 打电话前先做好准备。

    如果你是新手,不怎么熟悉电话工具,打电话前一定要充分学习电话软件的特点,各个功能键的用法,最好做个test call, 防止正式电话会议中出洋相。


  2. 拟好agenda列表,事前模拟。

    如果你是职场新人,打conference call前一定要打好草稿,列出预期要讲的bulletin points,并学会设想对方可能问到的问题,提前在脑子里过一遍。


  3. 如果是 audio conference call, 当你不发言的时候,记得按mute键,这样显得更专业,并且让你专注于听别人正在讲什么。


  4. 如果是video conference call,请保持职场仪态。认真倾听,适当点头,显示你有认真参与其中。


  5. 使用商务语言,简洁明了。电话会议最重要的目的是交流工作,所以要切忌使用深奥、复杂的词汇和句型。


电话会议起承转合、流程介绍

1
Introduction

开头寒暄

首先就是介绍自己,以及一起参与电话会议的人员。当然啦,如果还有其他对方不熟悉的人员也在电话会议中,也要介绍。比如:


Hi Marty. This is Larry from Microdot Technology. Im calling in with Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver. [Pause to allow them to greet]. We also have the Chief Financial Officer, James Fitzpatrick, calling in from LA.

Marty你好,我是Microdot科技公司的Larry,现在和我一起的还有Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver(暂停,留一些时间双方打个招呼)。参加此次电话会议的,还有洛杉矶的首席财务官 James Fitzpatrick.


2
Get to the Point

切入正题

然后直接切入主题,大致介绍下此次电话会议的主要内容,以及你希望达成的效果。比如这样:


Okay. So we want to come up with a strategy for the Cutlas Software buy out. We need to iron out how were going to handle transferring the money and drawing up the contracts. Our legal team needs to coordinate with our financial officers, and then I need to sign the paperwork. This is going to be a team effort for all of us on the call.

好了。现在我们一起来讨论下Cutlas软件公司并购策略。我们先要弄清楚如何汇款,合同如何草拟。我们的法务部门需要和财务人员合作,我还要签署一些法律文件。这需要在座所有人的共同努力。


3
Plan Speaking Order Ahead of Time

事前定好发言顺序

计划好每个人的发言顺序。最好提前发送电子邮件,告知一下大家顺序,这样开会的时候,就不会出什么差错了。这样一方面能防止突然冷场(avoid dead air),不小心越过谁谁谁。


Lets get started with our Legal Counsel, Susan Francis. Shes been working on the buy out contract for the past month. Susan, what can you tell us....

先由我们的法务顾问Susan Francis先发言吧。过去一个月来,她一直在跟进此次并购合同事宜。Susan,你来讲讲吧。


[allow conversation]

Susan发言


Thanks, Susan. The next speaker on our agenda is from our financial services department, James Fitzpatrick. James, tell us what the banks want from us...

谢谢Susan,按照议程,下面由首席财务官James Fitzpatrick发言。James, 跟我们说说银行需要我们这边做什么工作吧。


[allow conversation]

James发言


So thats all for legal and financial. Im going to say a few words about where Microdot Technology is headed...

以上就是法务和财务部的发言。下面我就简单说说Microdot科技未来的发展方向……


4
Steer Discussion Successfully

引导话题走向


的确,你已经制定好大体的发言顺序了。


但是,一旦对话展开,可能就不受你控制了。那么,如何有礼貌地引导对话方向非常重要(shape the flow of the conversation in a polite way)。一种办法就是认同前一个人的论点,然后将对话引入其他方向,这样比较自然。


比如:


Susan, can you hold off on that for just a minute? Lou is going to bring that up.

Susan,你能先停一分钟吗?Lou正好要说说那件事。


James, thats a valid point, but lets take it offline after the meeting.

James,你说的这点的确存在,但我们还是电话会议之后具体聊吧。


These are all good ideas were throwing out, but we need to focus on the main goal.

这些都是非常棒的想法,但是我们需要聚焦在主要目标上。


Lou, we can save that for the presentation were giving the shareholders next week.

Lou,这个可以留到下周给股东所作的展示会上再说。


Thats a fair point. But we dont need to worry about Cutlas. Its the shareholders issue.

这个观点很有意思。但是我们不需要担心Cutlas,这是董事会需要操心的事儿。


5
Give a Summary of the Call

总结电话会议内容

电话会议临近结束的时候,要总结下此次会议达成的目标,特别要强调通过电话会议,大家离目标如何更进一步。并且记得列出未来的目标。


并且给出下一次会议的明确时间(Give a tentative date for when youll meet again)。并谢谢大家抽出时间参加电话会议。


比如:

Alright, nice call everyone. We decided to rewrite the contract, so Susan, please get started on that ASAP. And with the banks, were going to take a step back and use our own capital to buy out the 8% share remaining with Cutlas Software. Susan, please get those financial records to the shareholders today. Well meet again when the contract gets finalized. Thanks, guys. Talk to you soon.

好了,今天通话非常愉快。我们已经重新草拟合同了。所以,Susan,麻烦你尽快着手做吧。至于银行方面,我们要退一步,用我们的自有资金买下cutlas8%的股份。Susan,还要麻烦你把我们的财务记录今天交给董事会。合同一旦拟定,我们再碰一次面。谢谢大家,过一段时间再联系。


电话会议常用经典句式

1
寒暄语如何说?


商务中的开场白不需要太多花边功夫,只需要简要介绍自己就好。下面这些就是常用句式。

Are we all on? 大家都在吗?


Can I ask that we all state our names, please? 我们大家先说下各自名字吧。


I’m here. It’s [your name] in [your city]. 我在线哦。我是来自(某某城市)的(某某)。


Can everybody hear me? 大家都能听到我的声音吗?


2
如何请求别人解释?


有时候,由于信号不好,电话会议上你可以听不清别人在说什么。所以,你可以错过一些内容。那么此时,如何请别人阐释清楚?

Could you speak more slowly, please? 劳驾,您能说慢点儿吗?


Could you repeat that, please? 劳驾,能重复一遍吗?


Would you mind spelling that for me, please? 不好意思,您能拼写下吗?


Could you explain that in another way, please? 您能用其他方式再解释下吗?


I’m afraid I didn’t get that.不好意思,我没听清楚你的话。


3
如何在电话会议中请求休息下?


电话会议有时候给人压力非常大。所以需要适当让自己放松下。但要记住你要礼貌地告诉别人。这时候,你可以尝试下面这些句子。

[Your name] speaking. I need to leave for ten minutes. Is that okay with everyone?  

我是XX,我现在可能要走开10分钟左右。大家OK吗?


你回来的时候,也需要告诉大家,你可以用下面句子和大家重新打招呼。


[Your name] here. I’m back on the line again. 我是XX,我又回来了。

[Your name] just coming back in here, thanks everyone. 我回来了,谢谢大家。


4
如何谈论自己观点?


到了某个阶段的时候,别人可能也会要要求你表达自己观点。那么要如何组织语言,让大家感兴趣听你说的话呢?


秘诀就是:用轻松的方式介绍自己,不要一板一眼,学会自然放松,参会人会比较舒服。

Today I’m here to talk to you about…今天主要谈谈……


I’m delighted to be here today to tell you about…今天很高兴告诉大家


Today I would like to outline our plans for…今天我们就要框定计划


Firstly I’ll talk about…/ I’ll start with some general information on…首先来说说……


Hi everyone, I’m [your name]. I’m going to keep this brief, as I know you’re all busy people. I’m going to make this quick for you…

大家好,我是XX,我知道大家都是大忙人,下面就长话短说,不用占用大家太长时间。


Then I will look at…/ then we’ll go over… 然后,我们再看看……


And finally we’ll look at…/ To conclude we’ll touch on…最后,来谈谈……


I will be glad to answer any questions that you may have. 如果你们有什么问题,请尽快提问。


5
观点表达结束,如何收场?


下面这些句式赶快参考起来!

Well, that brings me to the end of my idea, thanks so much for listening. 这就是我想说的,谢谢大家。


It was a real pleasure being here today. Goodbye and thank you.今天真得非常愉快,那么再见了,谢谢大家。


Well that’s it from me. Thanks a lot. 以上就是我想讲的,多谢各位。


6
如何在电话会议中成为积极参与者?


在电话会议中,如果你积极融入其中,肯定要发表自己的想法,或对别人想法加以补充,或反驳。那么,下面这些句式教你如何有礼貌地表达自己观点!

A: 如何有礼貌打断别人说话?

Sorry, I interrupted you. You were saying…? 对不起,打扰你一下。你是说……


Please go on… 请继续


After you…你先说


I’m sorry, but could you speak up a little? 对不起,你能说得再详细点吗?


I didn’t quite hear that, sorry, can you say that again? 我没怎么听清楚,你能再说一遍吗?


I didn’t catch that last bit. Can you say it again please? 最后一点我没听清。能再说一遍吗?


B: 你有一些问题,如何表达?

Am I to understand that… 我能……这样理解吗?


Sorry, but just to clarify…对不起,我只是想澄清下……


So, what we’re saying is…所以,我们现在的意思是……


C: 赞同别人想法,怎么说?

That’s an excellent point [person’s name], I totally agree with you on that.

XX,你的观点很棒,我完全同意。


Okay, I think we are all on the same page here…好了,我想大家的想法都统一了。


Yes, I get what you’re saying…是的,我明白你的意思


D: 不赞同别人,如何反驳?

I’m sorry but I think you may have that slightly wrong…不好意思,但我觉得你讲的有点问题。


From our perspective, it’s a little different. Let me explain. 从我们这边来看,情况可能不一样,下面我们来解释下。


Well, yes and no—can I tell you how we see it? 嗯,我们既赞成,也不赞成,我能具体讲讲我们的想法吗?


7
如何有理有据地谈判?


开电话会议,有时候还会遇到谈判。双方可能就某个问题僵持不下,在某些利益问题上可能有纷争。


每个人都既想赢,又不想被别人占便宜。但谈判桌上,生意人最不可以失态。


Professional businesspeople never lose control of their emotions.


那么此时,最重要的就是守住自己的底牌(deal breaker),有所坚持、但有所妥协。


下面这些说法是非常好的表达!

I understand that we can’t do that, but can we discuss some other alternatives? 我理解我们做不到这点,那我们还有其他备选方案吗?


I hear what you’re saying, but our bottom line is very clear on this one.我知道你的意思,但是我们对此的底线是非常清晰的。


This is the deal breaker for us, we can’t budge. 这是我们的底线,这是没法讨价还价的


8
如何约定后续电话会议?


很多事情不是一次电话会议就能搞定的。那么如何和对方约定下一次通话机会呢? 请看下面这些常用句式。

I’d like to set up a meeting with you at your earliest convenience. When are you free? 我们想尽早再与您通个电话。不知你什么时候方便?


Are you free to talk again next week? 下个星期可以再通一次电话吗?


How does 2:30 p.m. Thursday sound? 周四下午2:30怎么样?


Does Thursday at 2:30 p.m. suit you? 周四下午2:30,你们OK吗?


怎样,下次参与电话会议,你还害怕吗?



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